Kako pametno ravnati z informacijami v dobi digitalnega sodelovanja

Copilot in tveganja: digitalni pomočnik in nevarnosti pretirane delitve

Predstavljajte si, da je Copilot vaš digitalni sodelavec, ki s pomočjo umetne inteligence izboljšuje produktivnost in omogoča, da zaposleni hitreje najdejo informacije, ki jih potrebujejo. Copilot lahko brska po dokumentih, elektronski pošti, zapisih sestankov in drugih podatkih znotraj okolja Microsoft 365. V tej zmogljivosti pa se skriva tudi tveganje – Copilot »vidi« vse, do česar ima uporabnik ali sistem dostop, vključno z dokumenti, ki niso nujno relevantni za določeno nalogo.

Najpogostejša nevarnost pri uporabi Copilota je pretirana delitev (oversharing). Do nje pride, ko so podatki dostopni širši skupini oseb, kot je potrebno, morda celo vsem v organizaciji. Copilot lahko v takih primerih nenamerno razkrije občutljive informacije, ker so zaradi preširokega dostopa vključene v njegove odgovore, povzetke ali priporočila. To lahko vodi do uhajanja zaupnih podatkov, finančne ali pravne škode ter zmanjšanja zaupanja v organizacijo.

Tveganja, povezana s pretiranim deljenjem

→ Uhajanje občutljivih podatkov: Nepooblaščen dostop do zaupnih podatkov lahko povzroči finančne izgube, škodo ugledu in pravne posledice.

→ Kršitev zaupanja: Če zaposleni ali poslovni partnerji ugotovijo, da so bili njihovi podatki nenamerno deljeni, lahko to privede do upada zaupanja v organizacijo.

→ Neskladnost s predpisi: Za številne panoge veljajo strogi predpisi o varstvu podatkov. Pretirano deljenje lahko privede do neskladnosti s temi predpisi in posledičnih sankcij. Direktiva NIS2 na primer ureja, kako se obdelujejo in varujejo podatki.

Vpliv na različne vloge v organizaciji

→ Lastniki organizacije: Neustrezna souporaba lahko ogrozi strateške načrte in konkurenčno prednost. Bistveno je zagotoviti, da so vzpostavljene ustrezne politike in postopki za zaščito občutljivih informacij.

→ IT administratorji: Odgovorni so za izvajanje in vzdrževanje varnostnih ukrepov. Zagotoviti morajo, da so orodja, kot je Microsoft 365 Copilot, ustrezno konfigurirana, da se zmanjša tveganje pretiranega deljenja.

→ Običajni uporabniki: Vsakodnevno delo s podatki zahteva ozaveščenost o pravilnih praksah deljenja. Uporabnike je treba usposobiti za pravilno deljenje podatkov in razumeti posledice neustreznega deljenja, hkrati pa v celoti izkoristiti možnosti orodja Microsoft 365 Copilot.

Upravljanje podatkov: pomen politik dostopa in omejitev

Zato je upravljanje podatkov (data governance) hrbtenica varnega in učinkovitega dela. Politike dostopa določajo, kdo lahko vidi katere informacije in v kakšnem obsegu. Prav ta pravila so tista, ki Copilotu omejujejo ali dovoljujejo, kaj lahko uporabi za pomoč uporabnikom.

Če so politike dostopa jasno določene in dosledno izvajane, Copilot ne bo mogel poiskati ali deliti informacij, do katerih nimajo zaposleni (ali Copilot) ustreznih dovoljenj. S tem preprečimo, da bi občutljivi podatki po nesreči prišli v napačne roke ali bili izpostavljeni preveč širokemu občinstvu znotraj podjetja.

Pravilno zasnovane politike so ključne tudi zato, ker Copilot ne presoja občutljivosti informacij – deluje v okviru danih pravic. Če ima dostop do skupnega pogona z vsemi kadrovskimi pogodbami, jih bo potencialno vključil v odgovore, če ga vprašate nekaj o zaposlitvenih praksah.

Praktični izziv: ko ena napaka pomeni preveč

Zamislite si naslednji scenarij: projektna skupina pripravi dokument z občutljivimi podatki o novem produktu. Namesto da bi dostop omejili le na člane ekipe, ga po nesreči shranijo v skupno mapo, do katere imajo dostop vsi zaposleni. Copilot, zmožen dostopati do vseh podatkov, do katerih ima uporabnik pravice, lahko ob povprečnem poizvedovanju sodelavcu razkrije informacije iz tega dokumenta, čeprav ta ni član projektne skupine.

To je tipična in pogosta napaka – skupni dokumenti brez omejitev, ker je deljenje preprosteje kot natančno upravljanje pravic. Takšna nepazljivost izpostavi celotno organizacijo tveganju nenamerne delitve informacij in dokazuje, zakaj je premišljeno upravljanje dostopa ključno v času, ko digitalni pomočniki omogočajo hiter, a pogosto nekritičen dostop do množice podatkov.

Zato je nujno, da organizacije nenehno pregledujejo in posodabljajo svoje politike dostopa, izobražujejo zaposlene in uporabljajo orodja za nadzor, ki omogočajo, da Copilot služi kot varen pomočnik – ne kot vir neželenih presenečenj.

S partnerstvom s SoftwareOne kar najbolje izkoristite svojo naložbo

Copilotove zmožnosti in integracije v orodjih Microsoft 365 se nenehno povečujejo. 

Kontaktirajte nas da se pogovorimo, kako lahko Copilot pomaga tudi vam.

Kako vam lahko pomagamo?

Kot vaš partner za digitalno preobrazbo smo vam pripravljeni pomagati pri prepoznavanju in odpravljanju težav s pretiranim deljenjem v Microsoft 365.

→ Svetovanja in analize: Pomagali vam bomo opredeliti področja z visokim tveganjem in oblikovati strategije za njihovo odpravo.

→ Implementacija varnostnih ukrepov: Skupaj bomo vzpostavili politike in orodja za zaščito vaših podatkov.

→ Usposabljanje zaposlenih: Zagotovili bomo usposabljanje za vaše ekipe, da bodo razumeli pravilno izmenjavo in zaščito podatkov.